مسیر استقرار نرم افزار بایگانی همواره هموار نیست. یکی از بزرگترین چالش ها، کیفیت پایین اسناد کاغذی قدیمی است که فرآیند اسکن و تبدیل آن ها را دشوار میکند. راهکار این موضوع، استفاده از تجهیزات اسکن حرفه ای و تکنیک های بهبود تصویر در نرم افزار است. چالش دیگر، عدم یکپارچگی سیستم بایگانی با سایر نرم افزارهای سازمان مانند ERP یا اتوماسیون اداری است. اگر این سیستم ها با هم "صحبت" نکنند، جزایر اطلاعاتی ایجاد میشود که باز هم منجر به دوباره کاری میگردد. بنابراین، در هنگام انتخاب نرم افزار، باید بر قابلیت های اتصال (API) تاکید ویژه ای داشت.
هزینه های پنهان نیز ممکن است مدیران را غافلگیر کند. هزینه های پهنای باند برای آپلود حجم بالایی از فایل ها، هزینه های تمدید لایسنس و پشتیبانی، و هزینه های آموزش مداوم از این جمله اند. یک مشاور استقرار با تجربه میتواند با تدوین یک طرح مالی دقیق، از بروز این غافلگیری ها جلوگیری کند. به نظر میرسد سازمان هایی که این سرمایه گذاری را انجام میدهند، اغلب با بازگشت سرمایه بسیار خوبی روبرو میشوند، البته در بلندمدت و مشروط به اجرای اصولی تمام فازها.
در جهانی که سرعت تغییرات به ثانیه رسیده است، آیا واقعاً میخواهید با کندی کاغذ و زونکن به رقابت ادامه دهید؟ زمان آن رسیده است که بایگانی را از یک اتاق تاریک و سرد، به یک موتور محرک در قلب تحول دیجیتال سازمان خود تبدیل کنید.
بیشتر بخوانید: https://sharifstrategy.org/archiving-software